Redução de custos, tendências de mercado, inovações, uso de novos modelos há uma infinidade de motivos para as mudanças ocorrerem, algumas planejadas outras não, assim como as adaptações que vivemos em 2020 por conta da pandemia mundial e que nos trouxe um novo olhar para o trabalho e sobre a maneira que as pessoas se relacionam. Algumas situações por mais que desejamos nunca mais será igual, isto é um fato.
Quando observamos a profissão do secretariado executivo algumas vertentes estão se tornando mais visíveis como: Secretariado Dedicado, Secretariado Virtual e Pool de Profissionais de Secretariado, esses modelos de trabalho destacam novas habilidade, atitudes e comportamentos, sendo que em um modelo não necessariamente será exigido as mesmas competências que no outro, por isso observamos a necessidade de adaptação, aprendizagem, conhecimento, excelência técnica na entrega e networking para os profissionais inseridos neste contexto.
?O modelo dedicado onde o profissional de secretariado atenderá 1 ou 2
executivos (ou mais, a depender das características e exigências da empresa.
Secretariado virtual atenderá remotamente os executivos sendo abrangido
o modelo dedicado de atendimento ou o pool. ?
Segundo o dicionário Michaelis pool é um ?Conjunto de pessoas que se unem para alcançar determinado objetivo?. O Pool de Profissionais de Secretariado será composto por um grupo de profissionais de secretariado que buscam como objetivo a excelência no atendimento dos executivos (a), a composição deste grupo agregará valor ao resultado final devido a diversidade de conhecimento técnico.
A agilidade nos serviços ocorre quando da sincronia, sintonia, inteligência emocional e senso de grupo entre os integrantes desta equipe. Vale lembrar que as competências essenciais destes indivíduos serão desenvolvidas e ressaltadas, o que favorece as habilidades de relacionamento e comunicação
Para que o atendimento destes (a) executivos (a) tenha evolução e sucesso é necessário a análise e entendimento do perfil destes profissionais, das interfaces da atuação e prioridades.
Para o funcionamento do pool, destacaremos alguns aspectos que devem ser considerados quando da implantação/revisão do modelo, sendo:
Forma de atendimento: centralizado (não recomendado para que os atendimentos ocorram de maneira linear) e descentralizado; determinar quem poderá utilizar deste atendimento (níveis hierárquicos); qual a abrangência (local, nacional ou internacional); definição do escopo de tarefas; compartilhamento de tarefas; padronização e revisão dos fluxos de trabalho; reuniões periódicas com os (a) executivos (a) e benchmarking com empresas que possuem pool não necessariamente de atividades secretariais.
A evolução nos modelos de atendimento aos executivos vem ganhando destaque em especial com o uso de tecnologias, sistemas, digitalização, os quais contribuem para que possamos agilizar os resultados. Independente do modelo de trabalho em que atuamos seja ele dedicado, remoto ou pool nosso objetivo deve ser o mesmo: otimizar o tempo.
Referência eletrônica:
Pool | Michaelis On-line (uol.com.br) ? Acesso em 19.02.2021 as 13:54
SOBRE A AUTORA:
Secretária Bilíngue & Administradora ? especialista em: Gestão de Pessoas/Psicóloga Organizacional e Assessoria executiva
Secretária Bilíngue & Assessoria Executiva Híbrida - Pós-Graduada em Especializações: Gestão de Pessoas e Psicologia Organizacional & Assessoria Executiva ambos pela Universidade Metodista de São Paulo Graduada em Administração pelo Centro Universitário Fundação Santo André, Técnica em Secretariado pela Escola Técnica Lauro Gomes e Idealizadora do RêSecretariar que visa o protagonismo dos profissionais de Secretariado.
E-mail: nanacrisfontes@yahoo.com.br
Instagram: @RêSecretariar (@resecretariar)